徹底攻略|履歴書・職務経歴書で書類審査をパスするための30の手順

就職・転職活動において、第一選考として用いられるのが、履歴書や職務経歴書を使った書類選考です。

履歴書は応募者の学歴や職歴、資格など基礎的な能力を図るための書類であり、職務経歴書は実務経験を見るための重要な材料となります。

面接では提出書類の内容が質問材料として活用されるので、特に職務経歴書を完全なものにしておけば、自信をもって自分の強みを伝えられます。

ここでは、履歴書・職務経歴書の書き方について30のポイントに分けて詳しく紹介します。

Point1:書類審査の基本

書類審査は、履歴書・職務経歴書・志望動機書などの提出書類を評価基準とします。

履歴書は流通している日本工業規格(JIS Z 8303「帳票の設計基準」の附属書A)の規格に従った履歴書用紙を使います。
(引用:https://ja.wikipedia.org/wiki/履歴書

ほとんどの市販の履歴書がこの形式に準じているので、コンビニなどで購入した履歴書=規格の履歴書と考えてほぼ間違いありません。

後述する必要項目をすべて作ったうえで、各記入欄の7割以上を埋めるようにしましょう。

職務経歴書は応募先によって形式が異なり、企業が指定したサイトからダウンロードや印刷、またはWebから送信する場合もあるので、事前に確認しておきましょう。。

記入方式は「時系列」「キャリア」「プロジェクト」など幾つかの形式があり、自分の強みを生かした書き分けが重要になります。

複数の志望先に書類を提出する場合、同じものを何枚も用意しなければならないので面倒に感じるかもしれませんが、書類は企業側が本当に入社したいのかを見極めるための参考資料になるため、丁寧かつ正しい情報を記載しなければなりません。

基本的な書類の書き方

  1. 経歴は正しく記入する
  2. 経歴を自己アピールにつなげよう
  3. 虚偽の情報は記載しない
  4. 丁寧な言い回しで書く
  5. 特技や趣味が「特になし」はマイナス印象
  6. 記入欄は極力全て埋める
  7. 面接を想定して記入する
  8. 辞書を確認しながら用語・用法を正しく書く
  9. 省略せずに正式名称を書く
  10. 記入漏れがないか確認する

1. 経歴は正しく記入する

経歴と資格の欄には西暦(または和暦)で年月を記入します。

年月を誤ったまま企業に提出すると、面接時に指摘を受けたり、あとから訂正しなければならない場合もあります。

基本的に一度送付してしまったものは後から訂正できないので、時系列で記載するものは一度計算し、年月にずれが起きていないか確認をしておきましょう。

ネットの学歴自動計算表などを用いて書くと、誤りなく正しく記載することができます。
特に和暦は複雑なので注意が必要です。

参考:入学・卒業年度自動計算表【西暦・和暦】 (年号早見表)

Webからテンプレートやフォームへの記入、またはワードファイルやPDFで書類を送付する場合も、メモに時系列で経歴や資格の取得を書き出しておくと良いでしょう

紙・Webのどちらとも正しい情報で記載したものを保存しておき、いつでも確認できるようにしておくと記載ミスの心配が減らせます。

Web書類は写真や印鑑を画像として貼りつけることになりますが、誤った画像や画像サイズのミスにも注意してください。

2. 経歴を自己アピールにつなげよう

提出書類はいわば「自分史」のようなものですが、文言を工夫することですべての情報を自己アピールにつなげることができます

学歴・経歴・資格は主観的に誇れるものではなくとも、謙虚にならず、積極的かつポジティブに記載しましょう。

たとえ取得している資格が1つもなく「特になし」としても、それが直ちに書類選考に悪い評価を与えたりはしません。

応募企業に関連のない資格を書いても評価されないように、資格がなかったとしても、それは、さほど重要なマイナスポイントにはなりません。

学歴と経歴は一貫性がある場合、きちんと目標をもって進路を決めてきたことがアピールできれば、さらなる高評価を得られる可能性も。

3. 虚偽の情報は記載しない

入ったことのない企業や団体の名称を書いたり勤務年数を盛るのはもちろんNGですが、資格のレベルを1段階上にして記載したり、見込みのない資格を「取得見込み」と書くのはNG。

書類選考の段階では何が虚偽であるかまでは詳しくチェックされないケースがほとんどではありますが、虚偽情報はその人の信用に関わる問題であり、たとえ面接で嘘が発覚しなくても、後ろめたい気持ちをもって入社するのはおすすめできません。

また、就業の空白年数があったとしても、そこに虚偽の記載があってはいけません。

入社した企業を退職し、転職までに1年のブランクがある方なら、自己PR欄に「次の進路を決める前に1年間スキルアップを行った」などと記載します。

4. 履歴書はパソコンやスマホを使う

現状ではパソコンやスマホで作成して印刷なり、PDFにして提出するのが一般的です。

自筆を要求する企業は多くなく、あえて書きにくく、かつ読みにくい形で提出するメリットはほとんどありません。

もし、手書きで送付しなければならないときは走り書きや続け字を避け、一文字ずつ丁寧に書くようにしましょう。(企業によっては手書きのみに限定されるケースがあります)

5.特技や趣味が 「特になし」はマイナス印象

特技や趣味、自己PR特に書くことがないものについて「特になし」と書くのはマイナス印象。企業によっても異なりますが、何も言うことがないマイナスの印象を与えてしまいます。

キャリアコンサルタントなどから書類添削を受けると「何も書かないよりは、一言でも書いたほうがいい」と言われます。

本人希望欄は特に何も要望がなければ一種の定型文である「貴社の規定に従います(準じます)」と書き添えるのが無難。

「運動」「読書」「愛犬の散歩」など、普段行っている事で自分の長所がPRできるような内容を書きましょう。(もちろん業務につながる内容であれば理想的です)

6. 志望動機は7割以上を埋める

志望動機は7割以上を文字で埋めるようにします。

文字数が極端に少ないと効果的に自分をアピールすることができなくなってしまうため注意しましょう。

履歴書はその人の人となりを表し、同時に他の応募者と比較されるものです。記入量が少ないと、他の応募者に比べて「意欲が少ない」と思われてしまう可能性も。

書類審査はその人の熱意や志望動機を企業側が把握する手がかりで、「この人に話を聞いてみたい」「この人と話をしたい」と思われます。

7. 面接を想定して記入する

人事担当者がどれほど門戸を広くしたいと思っていても面接に割ける時間は有限なので、人選のため基準を厳しくして足切りをすることもあります。

応募する業種やポジションにもよりますが、書類審査に通過するためにはそれぞれの応募先で求められる能力を満たしているか(または将来的に満たせる可能性があるか)が見られると考えましょう。

たとえば外資系の人気企業なら一定水準以上の英語能力が必須ですし、スキルを上げるための継続的な努力も求められます。

残念ながら、この人材難の中でも学歴・職歴による足切りはあります。

ですがその学歴に勝るのが職歴であり、熱意でもあるので、学歴以外で勝る書き方をする努力も重要です。

まずは応募先の求める理想像を考え、自分自身の経歴やスキルに合致するかを考えながら書類を作成していってください。

8. 言葉遣いを見直しながら書く

書類は面接の前段階ですが、人事担当者はすでに応募者との面接をイメージしながら内容を見ています。

そのため、書き方や言葉遣いには最大限注意を払い、確認しながら書き進めてください。

たとえば、新卒者の志望動機に多くみられる「御社の理念に共感しました」「感心しました」という表現は、社会経験の少ない人が使うにはふさわしくない言葉です。

上から目線のニュアンスになってしまうので、他の単語に置き換えるのがベターです。

9. 省略せずに正式名称を書く

卒業した学校名、取得した資格はすべて正式名称で記入します。

たとえば「漢検合格」ではなく「日本漢字能力検定試験 2級 合格」「○○高校卒業」ではなく「○○県立○○高等学校普通科 卒業」と記入しましょう。

略称は自分と相手がどちらも略称を理解できているときに用いるもので書類に記載する内容としてはふさわしくありません。

提出書類にはできるだけ正確な情報を記載しておきたいので、正式名称を用いる必要があるのです。

学校名や部署名が長く1行に収まりきらないときは一部分でも省略したくなりますが、略称を用いると伝わりにくくなるため、1行目のキリの良いところで文字を切って2行目に続けてください。

2行にしたことで行数が不足し、他の情報が書ききれなくなったときは行数が多い用紙を購入しましょう。または、オリジナルの履歴書や職務経歴書を作成しても問題ありません。

履歴書に使える裏技として、学歴欄に最終学歴のみを書いて行数を節約し、職務経歴に多くの枠を取るという方法もあります。

10. 記入漏れがないか確認する

重要な情報が抜けているとせっかくの自己アピールの機会を台無しにしてしまうので、必ず清書前に記入漏れがないかチェック。

Point2:履歴書の書き方(詳細編)

履歴書の書き方

  1. 経歴は最終学歴から現在まで書く
  2. 和暦もしくは西暦で統一する
  3. 短期間勤務でも職歴に含まれる
  4. 部署異動や昇進・昇格も記入する
  5. 派遣履歴の書き方のルール
  6. 賞罰欄の書き方のルール
  7. 保有資格欄の書き方のルール
  8. 趣味・特技欄の書き方のルール
  9. 本人希望欄の書き方のルール
  10. 長所・短所欄の書き方のルール
  11. 志望動機欄の書き方のルール

11. 経歴は最終学歴から現在まで書く

履歴書は基本的に最終学歴だけを見られます

よって、特に職歴が多い方は最終学歴のみの記入で問題ありません。

中退については、学校名を書き入れた後に「中途退学(理由)」とし、「健康上の理由により」「経済的事情により」のように記載します。

健康上の理由なら「治療のため。現在は完治しています」と括弧書きの中にフォローを入れるなど、書き方に工夫が必要です。

学歴・経歴欄のはじめには「学歴」と「職歴」という文字をそれぞれ書き入れますが、これは見る側にわかりやすいように配慮するためのもの。

尚、すべての学歴・職歴を書き終えたら、次の行に「現在に至る」と書き、その下の行に「以上」と書き入れましょう。

12. 和暦もしくは西暦で統一する

履歴書では時系列に自分の学歴と職歴を記載するので、和暦もしくは西暦のどちらかに統一して書き入れましょう。

たとえば外資系企業などは西暦で書くほうがわかりやすく、外国人の人事担当者と面接をすることも考えて西暦表記を使うと親切です。(それ以外の企業は和暦でも問題ありません)

ただし、両方が混在すると内容が煩雑になり時系列が整理しにくくなってしまうので、必ずどちらかに統一する必要があります。

普段の習慣で和暦か西暦を使っている方は、慣れたほうを採用すれば間違う心配がないので安心かと思います。

ただし、和暦の場合は「令和」に注意。平成31年は令和元年なので、学歴や職歴が2019年中に変わっている方はどちらかの表記に統一するのがベターです。

13. 短期間勤務でも職歴に含まれる

職歴は、正社員としての履歴はすべて記載するのが基本。ただし派遣やアルバイト履歴は限定的な記載で問題ありません。

14. 部署異動や昇進・昇格も記入する

勤務中の部署異動や昇進・昇格の情報もすべて記入しましょう。

特に昇進や昇格は自身のキャリアアップを示すものであり、即戦力として重宝される部分です。

部署異動の場合は「関西支社 営業無に配属」昇格は「営業部部長に昇格」と記入します。

社名変更を経ている方は「株式会社○○ 入社(現□□株式会社)」と書き、入社・配属・退職などの文言の後に括弧書きで書き入れてください。

契約社員やアルバイト勤務についても、入社・配属・退職の後に括弧書きをします。「株式会社○○ 入社(契約社員/アルバイトとして)」書き入れます。

15. 派遣履歴の書き方のルール

派遣として勤めた経歴は、入社・退職という書き方ではなく「登録」「退職」で括ります

登録した派遣元の会社の名称「株式会社○○に登録」と記載し、その次の行に「株式会社□□ 営業部にて派遣社員として就業」と実際の勤務場所での就業状況を記載。

「営業事務を担当」と、実際の業務内容も簡潔に書き入れてください。

仕事を終えた時期については「派遣期間満了につき退職」「契約期間満了につき退職」と書きます。

一身上の都合でやむを得ず離職した場合は「一身上の都合により退職」と記載しましょう。

行数が限られており短く記載する場合は「株式会社○○より株式会社□□に営業事務として派遣」と記載を。

途中から正社員に登用された方は、登用された年月を書いた後に「正社員登用」と書き、業務内容も簡潔に書き入れてください。

16. 賞罰欄の書き方のルール

賞罰とは何らかの賞の受賞歴、または犯罪歴のことです。

「賞」の基準としては全国または国際レベルの大会での受賞歴、国や都道府県からの表彰を目安に。

「罰」の基準は懲役、禁固、罰金などの有罪判決で、有罪を言い渡されている場合は正しく申告をしましょう。

申告を忘れると「経歴詐称」「申告義務違反」となるため注意しましょう。

それ以外の賞、たとえば社内や学内での表彰などは賞罰欄には書きません。社内表彰は職務経歴書で、学生時代の部活や大会での受賞歴は趣味・特技・自己PR欄に記入します。

優勝などの獲得実績があれば、「賞罰」と書き入れ「第○回 ○○大会 優勝」「○○署警察署長より感謝状(火災の人命救助により)」のように書き入れます。

刑罰の場合は省略せず正式に記載する必要があり、正しく書き入れることで誠実な印象を与えます。「○○罪 懲役○年 執行猶予○年罰 刑期終了」というように記載しましょう。

17. 保有資格欄の書き方のルール

保有資格については、それぞれの資格の正式名称を取得した時系列に記入します。略称が広く知られている資格も、正式名称を書き入れるのが基本。

たとえば「TOEIC」ではなく「TOEIC Listening&Reading Test」と書き、その後に「600点 取得」などと、スコア+取得の順番に書きます。

英語検定や漢字検定のようにはっきりと合否判定が出るものは「合格」と書き入れ、試験に落ちているものは記入の必要はありません。

資格はジャンル分けをする必要はありませんが、運転免許だけは先に書き入れてもOK。

行のはじめに「普通自動車第一種免許 取得」のように書き入れ、自動二輪車や中型、大型免許も普通免許の下に続けて書き入れます。

免許略称・正式名称一覧

普通:普通自動車免許
普二:普通自動車第二種免許

中型:中型自動車免許
中二:中型自動車第二種免許

準中型:準中型自動車免許
小特:小型特殊自動車免許

大型:大型自動車免許
大二:大型自動車第二種免許
大特:大型特殊自動車免許

大特二:大型特殊自動車第二種免許
大自二:大型自動二輪車免許
普自二:普通自動二輪車免許

原付:原動機付自転車免許

け引:牽(けん)引免許
け引二:牽(けん)引第二種免許

それ以外の資格はすべて時系列で書き入れ、西暦と和暦のどちらかに統一を。すべての資格を書き入れたら、次の行の右端に「以上」と書きます。

資格を所有していなければ「特になし」と書き、次の行の右端に「以上」と書いてください。

18. 趣味・特技欄の書き方のルール

趣味・特技欄はそれぞれに分けて書くとわかりやすくなります。

このように書くことで、ぱっと見てすぐに理解がしやすくなり、効果的に自己アピールができます。

この欄では、具体的な内容を長めに盛り込んでもOK。経歴欄や資格欄に比べて少し自由度が高いので、正直にアピールしたいことを書き入れましょう。

人柄や長所が押し出せる内容がベター。

たとえばチームワークや協調性が高いことをアピールするなら、集団で行う活動を書き入れると印象アップにつながります。

19. 本人希望欄の書き方のルール

履歴書のスタイルによっては、本人希望欄が設けられている場合があります。ここは7割以上埋める必要はなく、たくさん書き込んでしまうと要望の多い人という印象を与えるので要注意。

基本的には1行か2行にとどめ、以下のように記載します。

希望欄は最低限お願いしたい事を書く場所なので、やむを得ない事情がなければ、貴社の規定に従いますと書き入れるのがベター。

「特になし」「なし」「ありません」などはそっけない印象を与えるので避けましょう。

就業に際し、健康上の理由による配慮が必要な場合は「業務に支障はありませんが」と書き出し、配慮してほしい項目を簡潔に記入しましょう。

20. 長所・短所欄の書き方のルール

長所・短所欄が履歴書内にあれば、一目で伝わるように記載します。

基本的に長所や短所は1つまたは2つのみの記入でOK。オリジナルの履歴書フォーマットを作成するときは、長所・短所欄は削って自己PR欄に統一するか、欄を作る場合はスペースを小さくとりましょう。

長所は素直に書いてOKですが、短所をハッキリ書くとネガティブアピールになってしまうため注意しましょう。

21. 志望動機欄の書き方のルール

志望動機欄は履歴書内でも経歴の次に重視される部分。履歴書では最低限、この欄を7割以上埋めることを目標にしてください。

志望動機は簡潔かつ、結論から先に書くのが鉄則となります。応募先のどこに惹かれ、なぜ志望したのかという問いへの答えを先に書き、次に現状を踏まえての希望を述べます。

その後、経験を踏まえて応募先の企業でどんなことをしたいのか述べながら「貴社を志望しております」と締めましょう。

例文:貴社では大企業向けのITサービスを提供していると知り、関心をもちました。現職ではITサービス企業で営業担当をしておりますが、少人数で中小企業を中心に営業を行っており、より大規模なプロジェクトへの関わりを希望しております。現職の知識を活かし、より多くのユーザーへサービスを届けたいと考え、貴社を志望しております。

Point3:職務経歴書の書き方

職務経歴書は、履歴書に書いている職歴をさらに詳しく掘り下げ、志望動機欄の内容と結びつけるための書類です。

人事担当者はまず履歴書で学歴や資格などを大まかに把握したあと、職務経歴書でどんな事に関わってきたのかを見ます。

第二新卒や中途採用の市場では、履歴書よりも職務経歴書が重視される傾向があり「即戦力」として雇い入れたくなるような内容を書き込む必要があります。

履歴書だけでは不透明な部分も職務経歴書で明らかにすることができますので、以下のチェックリストを参考にしっかりと書き込んでいきましょう。

職務経歴書の書き方

  1. フォーマットは正確さが重要
  2. 職務概要部分は経歴のまとめを簡潔に書く
  3. 勤務中の企業の表記のルール
  4. 職務経歴の表記のルール
  5. 知識・スキル欄の表記のルール
  6. 資格・免許欄も記載する
  7. 自己PR欄の表記のルール
  8. 志望動機や退職・転職理由欄の表記のルール
  9. 基本情報は履歴書に書く

22. フォーマットは正確さが重要

職務経歴書はA4で1枚~2枚程度にとどめます。3枚以上になることはあまり多くはないと思いますが、長々と書く必要はなく簡潔に記載しましょう。

経歴書の中身には以下の項目が必要となります。

  • タイトル
  • 氏名
  • 日付
  • 職務概要
  • 勤務中の企業
  • 職務経歴
  • 資格・免許
  • 自己PR
  • 志望動機(退職理由)

フォーマットのうち、フォントや文字サイズができるかぎり統一しましょう。オリジナルの職務経歴書を作成する際には枠線のズレや文字サイズがちぐはぐにならないように注意。

タイトルが入っていても少し横にずれていたり、氏名・日付が入っていないと中途半端な印象を与えてしまいます。

23. 職務概要部分は経歴のまとめを簡潔に書く

タイトルの下、概要の部分には今までの経歴を簡潔にまとめましょう。

新卒入社の企業と部署、業務内容を記載し、その後転職先の企業と部署、業務内容を書きます。転職経験がなければ新卒入社の企業でどのようなことを担当したか具体的に記載を。

最後に、経験を通じてどのような成果が出たかを示して概要を締めます。全体で3、4行程度になるのが理想的です。

24. 勤務中の企業の表記のルール

勤務中の企業についての情報は、最低限以下の項目を記載しましょう。勤務年月と会社/団体名はそれ以外の情報とは区別し、タイトル部分に少し大きめの文字で記載します。

  • 勤務年月・会社/団体名
    事業内容・従業員数・上場または非上場
    売上高・自分自身の雇用形態・勤務地・勤務拠点

以上を記載すると、以下のような書き方となります。

25. 職務経歴の表記のルール

過去の職務経歴については、最新の勤務歴から古い勤務歴の順に記載します。

今の自分自身の強みとなる職歴を選りすぐって2社ほど記載し、数字を使って客観的に実績を伝えましょう。

タイトル部分には「期間」「職務内容」と書き、期間には勤めた年月を、主な職務の部分には以下の内容を記載します。

  • 期間・企業名・部署(課)
  • プロジェクト内容
  • 担当クライアント
  • 実績
  • アピールポイント

担当クライアントは主な取引先を書きますが、名称を挙げずに「東京都中央区の金融機関(約10社担当)」などとぼかして書くこともできます。

プロジェクト内容には特筆すべき業務の内容を箇条書きで簡潔に記載を。具体的にどんな業務を行っていたか、業務の期間やかかった費用、メインの業務以外に担当したことも書き入れましょう。

実績には、売上をどの程度達成できたか、年度ごとに達成率や金額を記載すると効果的。その他、クライアントから受注した仕事の数などを入れても良いでしょう。

アピールポイントはなくても問題はありませんが、書ききれない情報を付加的に記載する場所です。

「新規顧客を5件獲得しました」「2019年度の部署内での営業成績が1位となり表彰されました」など、特に伝えたいアピール情報を盛り込んでください。

26. 知識・スキル欄の表記のルール

知識・スキル欄は資格とは別に、業務に直結できるスキルのことです。

語学力やパソコン操作に関するスキルは重宝されるので、ぜひ記載しておきたいところ。

ただし業務に関係のない(または業務で使用しない)ものはスキル欄に書く必要はないでしょう。

オリジナルの職務経歴書を作る場合、スキル欄が不要なら丸ごと削ってしまっても問題ありません。

以上を踏まえると、以下のような書き方となります。

27. 資格・免許欄も記載する

すでに履歴書に記載している内容ですが、書ききれなかった資格内容はもちろん、履歴書に書いた資格をさらに補足する情報を盛り込みましょう。

たとえば、業務で実際に役立った資格や、現在勉強中の資格(業務に役立つもの)を記入すると好印象に。

以上を踏まえると、以下のような書き方となります。

28. 自己PR欄の表記のルール

職務経歴書における自己PRは、面接の材料となる重要な情報源です。

履歴書とは違い、業務の中で培った経験や実績を洗い出して厳選し、作業内容や自身のポジションも含めて書いていきましょう。

PRしたいことを箇条書きにしながら、その下に詳しい内容を書き込みます。以下のような書き方を目安としてください。

29. 志望動機や退職・転職理由欄の表記のルール

志望動機欄は履歴書と基本的に同じ内容ですが、履歴書に書ききれなかった詳しい内容を盛り込むと良いでしょう。

第二新卒者や中途採用者なら転職理由と応募先の魅力を結びつけると効果的。新卒者やフリーターの方は、今までの自分が応募先の企業に出会ってどのように感じたかをオリジナルの言葉で語りましょう。

特に書くことが思いつかない場合は、入社をしてからどのような業務を担当したいか、どんな資格を取得して活かしたいか、自分のスキルをどう活かすかなどを語るのもおすすめです。

30. 基本情報は履歴書に書く

職務経歴書に趣味やその他のプライベートな情報は不要であり、業務に関係のない情報は記載しないように注意しましょう。

新卒者は必然的に経験が少ないため、いざ職務経歴書を書こうと思っても思うようにいかない可能性があります。

もし、学生時代にアルバイトの経歴やその他の就業経験があれば記入を。まったく就業したことがなければ「職歴なし/職歴はありません」と記入してください。

新卒者は基本的に職務経歴書の提出が不要ですから、不安なときは人事担当者や採用担当者に提出すべきか確認をすると安心です。

職歴がなくても職務経歴書を提出しなければならないときは、スキルや資格、自己PR欄を充実させるようにしてください。

書き方のルールを守って簡潔に自己PRを

履歴書や職務経歴書には細かいルールが存在するため、一見難しく考えてしまうもの。

しかし自分自身の経歴をしっかりと洗い出し、必要な情報を選りすぐって書くことで、人事担当者に強く刺さるものとなります。

紙媒体・Web上の両方ともに最低限注意したいのは、誤字・脱字・フォント・文字の大きさ・フォーマット・枠線のズレなどです。

手書きならまずは下書きを薄くしておいて誤字や脱字、字数をチェック。タイピングをして印刷する場合は全体の誤字と脱字を目視でしっかりと確認し、必要な情報だけを記載しましょう。

それぞれの記入欄には、書いておきたいポイントとそうではないポイントが決まっていますから、ルールをしっかりと守ったうえで簡潔に自己PRを。

書類選考では必ずしも資格の数や華々しい経歴だけでふるいにかけられるとは限らないため、「人となり」を全力でアピールし、他の応募者と差のつく内容に仕上げてみてください。