仕事でプレゼンスキルを活かす上司にプロジェクトの進捗を報告する 図解思考でプレゼン上手な人になる

商品の企画提案、上司への業務報告、転職の面談・・・。

仕事の中でプレゼンを行うことは、数限りなくあるかもしれません。
自分のアイデアを売り込む場面すべてがプレゼンです。

そして、よいプレゼンを行うために必要なのが「プレゼンの構想を練る(プロット作り)」作業です。

プレゼンにおける「構想を練る」価値とは?|5分でプレゼンの達人

前回までの記事では転職活動、新規事業の社内プレゼンを題材に図解プロットの実践練習をしました。

転職成功のキーはプレゼンにあり! 転職活動で自分を採用してもらう 図解思考でプレゼン上手な人になる
新規事業立ち上げ時のプレゼン構想の練り方 図解思考でプレゼン上手な人になる

今回はプロジェクトの進捗報告です。

上司にプロジェクトの進捗報告をする

「プロジェクトの進捗報告なんてプレゼンなの?」と思う人もいるかもしれません。
聞き手に判断を問うという意味では立派なプレゼンです。

的確な業務報告は仕事がデキるビジネスパーソンの重要な要素です。

あなたの会社はいくつかの分散しているオフィスを統合して、1箇所に引越しをしようとしています。

そのプロジェクトの進行管理責任者となったあなたは、引越し先のビルの内装工事を視察に行きました。

しかし、現場監督の仕切りが悪い、一部材料が届かないなどの理由で工事が大幅に遅れています。
このままでは、引越し予定日までに、内装工事が完了できません。

現在入居中のビルとはすでに解約手続きを済ませており、引越し日を延長することもできません。

困ったあなたは、上司にプロジェクトの進捗を報告し、自身の考える対応策をぶつけてみます。

STEP1:まずは現実、理想、提案の3つの要素を描いてみる

現実の課題は、引越し先の内装工事が大幅に遅れているということです。

このままでは、引越しに間に合いません。
トピックの中には「引越し先の内装工事遅延」と描き入れます。

理想とする未来は、当然ながら内装工事が当初の予定どおりに進み、無事、引越しを済ませられることです。
ですので、「予定通りの工事完了と引越し」としておきましょう。

提案の目的はいかに工事を予定どおりに進めるかということにつきます。

具体的な対策案は、提案トピックのドリルダウンで入れていきます。
ここでは、とりあえず提案トピックに「工事計画の見直しと実施」としておきます。

このようなプロジェクトのスケジュール遅延は、ビジネスでは日常茶飯事です。

プロジェクトの進行に責任を持つ人は、こうした遅延の報告を、手遅れにならないようなタイミングで報告します。
なおかつ、上司に判断を求めることがとても大事ですね。

STEP2:現在の課題のドリルダウンと問題点の究明

現在の内装工事遅延の原因と提案に盛り込めそうな問題点をドリルダウンしていきましょう。

引越し先のオフィスの内装工事が遅れている主な原因は2つでした。
1つは工事に使う部材が特殊で、在庫がないという問題。
もう1つは現場監督の仕切りが悪く、スケジュール管理や遅延の報告などがずさんである点です。

遅延に対して引越し日も順延できれば、問題はそれで解決です。
でも、退去するオフィスの契約解除がすでに決まっており、変更できません。

提案に盛り込むべき改善ポイントは以下が考えられます。
部材が変更可能なものであれば、すぐに納入できそうなものにスイッチする。
現場監督をもっと信頼のおける人に変えてもらう。

変更する場合は、それにかかるコストや納期なども必ず一緒に確認するようにしましょう。

変更が引越し計画や予算に影響を及ぼす場合は、事前に社内で承認をとる必要があるからです。

STEP3:未来における解決のドリルダウンと達成目標

未来における解決は予定どおり工事が完了し、引越しがスムーズに行なわれることです。
予定通りとは、予算も期日も当初の計画内におさまることを意味します。

ビジネスにおいて、予算と期日は一番重要なファクターですからね。
上司にプロジェクトの遅延を報告する

STEP4:提案内容のドリルダウンで具体的な施策と実行手段を示す

提案は、工事遅延の対策です。
その具体的な内容(What?)を左の列に、具体的な手段(How?)を右の列にドリルダウンしていきましょう。

まず、内容は、工事計画の見直しです。
具体的には、納入可能な部材への変更です。

調べたところ在庫があってすぐに出荷できる代替品は予算を100万円オーバーするようです。
そのため、あなたは顧客の目に触れることのない部分の部材を安いものに取り替えを検討します。
なおかつ、トータルとして予算におさめようと考えています。

また、現場監督を施行会社に依頼して変更してもらうつもりです。

ただし、ただ変えても同じが問題が起こらないとは限りません。
そのため実務10年以上のベテランという条件つきで依頼するつもりです。

もちろん、新しい現場監督とどのようにスケジュールの管理を行なっていくか、入念なすり合わせが必要です。

この見直し計画の承認などは右の具体的な手段の部分に描いていきます。
上司に工事遅延を報告する提案内のドリルダウン

STEP5:全体像をチェックし、見直しが済んだら完成!

現在、未来、提案の3つのトピックが描き終わったら、全体を見とおして抜け、漏れをチェックします。

オフィスの引越しは関係者が多岐にわたります。
また、一度進み始めると、途中での変更がやっかいなプロジェクトの1つです。

問題が生じた場合は、なるべくほかの部分で帳尻を合わせます。
そうやってでも、全体の進行を遅らせない、計画どおりに遂行する推進力が重要ですね。
上司にプロジェクトの遅延を報告する図解プロット