仕事とプライベートの「時間管理」を図解入りメモで効果的におこなう

レトロな時計のイメージ

図解メモでプライベートもビジネスも上手に時間管理ができるように

時間管理が上手にできていない、忙しくて自分の本当にしたいことに手が回らないと思う人は多いのではないでしょうか。

「するべきこと」をリスト化してタスク管理をしている人も多いでしょうが、実際にそれが有効に機能していないことも少なくないようです。

この記事では、中期的な自分の目標を達成し、やりがいや自己価値を高めるには、どのように時間を管理すべきかを見ていきます。

様々なレベルと重要度で存在する多くの「するべき」ことを整理し、本当に大切なことに着手し、計画的に実行していけるように、ここでは時間管理のマトリックスというフレームワークを利用します。

上記のフレームワークを使って、図解入りのメモを描きながら時間の管理方法を策定していきます。

図解メモというのは、文字だけではなく図解も使って分かりやすく書き込んでいく方式のメモを、ここでは図解メモと呼んでいます。
図解メモとは? 6つの図解思考でスキルアップと時短を実現|キャリアップの情報整理術

手順は次のとおりです。
手順の詳細は、この後に順を追って説明していきます。

図解メモを使った効果的な時間管理の手順

  1. 思いつく目標やタスクを下のリストのように片っ端からリストアップし、時間管理のマトリックスに分類する
  2. 「緊急でないが重要」の項目に入る目標を日常的に実行できる程度のタスクに細分化する
  3. 目標が具体化されてない場合は、達成度合いと期限を設定する
  4. 最後に、1日のスケジュールに各々のタスクを割り振る

その際に、生活するために必要な時間、長期的に重要な時間を最初に割り当ててしていきます。

下記項目を基に時間管理の図解メモを作成していきます。
この記事を参考に、あなたもプライベートとビジネスの時間をより有意義なものにするためのオリジナルの図解メモを作ってみましょう!

頭に思い浮かんだ「するべき課題」を片っ端からピックアップする

効果的な時間管理を行うために、まず最初に行うことは、「するべき課題」「したいこと」をリストアップしていくこと。
下のリストを参考にしてあなたもするべきことをリストアップしていきましょう。

するべき課題リスト

  • 定例の役員会議がせまっているのでその準備のための資料づくり
  • 顧客からトラブルや質問など突発的な連絡が絶え間ない
  • 風邪をこじらせ熱があるので病院に行かなければならない
  • 英会話の勉強をやろうと思ったが、忙しくて手がつけられていない
  • ストレス解消に同僚と飲みに行こうと思う
  • 週末のゴルフの誘いに返答しなければならない
  • 緊急でない問い合わせの電話応対に時間をとられている
  • いつか自分で起業するため、会計の知識を身につけたい
  • 最近体力が落ちているので、なんとかしたい
  • 最近買った商品の懸賞つきアンケートに答えようと思う

ある日のタスクを時間管理のマトリックスにマッピングする

ある日のタスクを時間管理表にマッピングする図

重要だが緊急ではないタスクは短いタスクに分解して具体的に予定に組み入れる

タスク「英会話の勉強」を細分化

「英会話の勉強」というざっくりとした行動も、下記のように細分化すると、具体的なスケジュールに変換されます。

タスク「英会話の勉強」を細分化

タスク「体力づくり」を細分化

英会話と同じように、「体力づくり」も現実的な行動に落とし込んでいきましょう。
タスク「体力づくり」を細分化図

あらためて1日の時間配分を図解メモにする

1日24時間のなかで、リストアップしたタスクを重要な順に計上していきます。

1日の中で行う行動とタスクを分類する

 

  • 基礎領域1:
    睡眠や食事などの基礎領域は健康を維持するために不可欠な時間なので、最優先事項として差し引く
  • 付加価値領域:
    重要だが、緊急でない領域は、将来に向けたタスク。毎日短時間でもよいので、優先的に入れる。※業務よりも先に差し引くこと
  • 業務領域:
    残った時間が仕事の時間。この範囲内で業務のタスクを効率的に行なうように心がける。業務領域であっても、中期的な視野を持ち必ず見直しをかけること

有限な時間を上手にコントロールしよう

上記のメモを参考にして、1日のスケジュールをあらためて俯瞰してみましょう。

24時間という1日の時間の長さは誰にも動かせません。
でも1日の時間配分と、何をするのかはコントロールが可能です。

一番してはいけないのは「なんとなく仕事していた」「なんとなくボーっとテレビを見ていた」などの目的が不明確で、時間の密度の低い過ごし方です。

時間は石油などの天然資源と同様に有限です。
その有限な資源をどう使うかは、人生を大きく左右する問題です。

先ほどの1日のスケジュールを見ると、健康管理のための基礎領域、将来に向けた付加価値領域がしっかりとられていることが分かると思います。

「自分にとって大切な時間」「目標に向かうために必要な時間」に、貴重な時間を使うことが大事です。

また、こうして見ると業務領域が1日10時間あります。
この領域の中でも、さらに緊急案件に費やす時間と、緊急ではないが将来に向けて備える重要な案件に費やす時間が存在します。

「緊急でないが重要」という案件は、必ず細分化し、毎日コツコツと準備ができるようにタスクとしてスケジュール化することがポイントです。

1日の時間の中でタスクを優先順位に従って配置していく図