図解でビジネススキルを上げる4つのコツ② |仕事メモの取り方

色鉛筆が並んだシンプルな画像

あなたは、普段仕事や生活上でメモをとる際に、文字だけでメモをとっていますか?
それとも、図やアイコンなども描きながらメモをとっていますか?

普段とっているメモを、文字だけでなく図解(イメージ)も取り入れて描いていくと右脳が活性化し、理解力や問題解決力がぐんぐん上がります。

図解メモとは? 6つの図解思考でスキルアップと時短を実現|キャリアップの情報整理術

また、思考ツールとしてのビジネスフレームワークを図解メモに取り入れると、図解メモ自体が問題改善や企画構成のための強力なツールとなり得るのです。

前回の記事では、図解メモを習得するためのコツとして、次の4つを挙げていました。

図解メモが上手になる4つのコツ

  1. 楽しんで図解メモを描いていく
  2. 図解の描き方は、まずはシンプルな基本形をしっかり身に付ける
  3. 図解に役立つビジネスフレームワークを図解で使いこなせるようになっておく
  4. 普段メモをとる際に、実際にどんどん図解を描いていく

図解でビジネススキルを上げる4つのコツ① |仕事メモの取り方

この記事では、仕事や生活の質向上に役立つ「図解メモ」を確実に使いこなせるようになるためのコツのうち、2~4番目について詳しく紹介しています。

それでは早速、見ていきましょう!

複雑な問題こそ、「答え」はシンプル

複雑な業務フロー、複雑な業界の勢力図、複雑な仕組み・・・。
みなさんは日常的に「複雑な何か」を見て、それを一生懸命理解しようと努めているのではないでしょうか。

しかし、複雑だと思っている間には、その根本的な問題は把握できないのが常です。

どんな複雑な問題であっても、その根っこはシンプルです。

問題がシンプルであることに気づけば、答えもおのずと見つけ出すことができるでしょう。

「四角形と矢印」で、すべて図式化できる

2つ目の図解メモ上達のコツは「まずはシンプルな基本形の図解をしっかり身に付ける」こと。

図解メモで使用する図も同様に基本はシンプルなものです。
一見すると複雑に見える図式も、「四角形と矢印」などの基本パターンから構成されていることが分かります。

つまり、どんなものでも分解すれば各々の要素はシンプルなのです。
図解メモは四角と矢印から成り立つ

「複雑に見える」のは、要素が多いだけ

例えば、1人の上司が部下に対して「指令を出している」という図式を考えてみましょう。

このシンプルな図式は上司部下間の1対1の小さな枠組みだけでなく様々な場面で発生します。

例えば、親会社と子会社間、大国家と小国家間などより大きな枠組みでも同様のことが起こっています。

これは自然界ではフラクタルという事象で知られています。自己相似形とも呼ばれます。
「ミクロで見たときの形が、ズームアウトして大局的に見たときにも同じ形をしている」というものです。

フラクタル(fractal):フランスの数学者ブノワ・マンデルブロが導入した幾何学の概念である。図形の部分と全体が自己相似(再帰)になっているものなどをいう。
引用:https://ja.wikipedia.org/?curid=10408

図解メモも同じです。複雑そうに見えても、要素の数が多いだけでシンプルな構造の組み合わせでしかありません。

そのことに気づけば、もう図解スキルの本質は理解されていることでしょう。
「木を見て、森も見る」ズームイン、ズームアウトの視線を日ごろから持っておくように心がけたいものです。
複雑な業界相関図も四角と矢印から成る

「思考を助けるツール」を普段から頭にインストールしておく

3つ目の図解メモ習得のコツは「図解に役立つビジネスフレームワークを図解で使いこなせるようになっておく」こと。

あなたが効率的に図解スキルを身に付けたいのであれば、図解のバリエーションや型を取得しておくべきでしょう。
知的生産業務は、思考パターンをたくさん頭にストックしておくことで、より効率的に進めることが可能です。

これは図解を作成する上でもあてはまります。
目的に適するフレームワークを使用するの図

フレームワークは頭を働かせるときの「型」

会議の目的に合わせて、最適なフレームワークを使い完成形の図解を作れば、最短の時間で問題解決に至ることができます。

もし、抜けや漏れがあればすぐに発見することもできます。

フレームワークは思考の枠組み、考え方の考え方…、要するに頭を働かせるときに使える便利な「型」というわけです。

フレームワークが使えれば図解通訳の生産性は劇的に高まります。

テーマや目的が明確であれば最終的な完成図を頭に描いてスタートさせよう

最初に完成図を頭に描いてスタートする図

利用する「パターン」は目的によって違う

例えば、やるべきことがなかなか効率的に処理されないという課題についてミーティングで話し合うとしましょう。

時間管理のフレームワークを知っていれば「重要度と緊急度のマトリックス」を使って時間管理を効率的に行えます。

「緊急度が低いが重要度の高い業務」をどのように優先させるべきかを効率よく討議することができます。

仕事とプライベートの「時間管理」を図解入りメモで効果的におこなう

また、業務タスクを全てリストアップして「いつ、誰が、どのように着手すべきか」を整理したいこともあるでしょう。

その時は、GTD(GettingThingsDoneというタスク管理)などのフレームワークが役に立ちます。

Getting Things Done(ゲッティング・シングス・ダン)、略称 GTD(ジー・ティー・ディー)は、個人用のワークフローの管理手法である。「ナレッジワーカー(知識労働者ないし頭脳労働者)の仕事術」と呼ばれ、「次に何をやるか」という予定やスケジュールの管理、作業する上でのモチベーションを損なわないための体制作りなどが含まれる。心理的な負担を減らしながら個人の生産性を上げることを主眼とするメソッド。
引用:https://ja.wikipedia.org/?curid=655548

書籍「はじめてのGTDストレスフリーの整理術」GTDの提唱者デビッド・アレンによる「全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」

ビジネスフレームワークを上手に使うと、目的に合わせたお手本となる図を頭に浮かべることができます。

そうすると、スタートダッシュが早まり、不足や矛盾のない効率的な仕事遂行が可能になります。

使えるビジネスフレームワークを頭にインストールし生産性を高めていきましょう。

知っただけで、「できる気」になるのは危険

最後の図解メモ習得に役立つコツは「普段メモをとる際にどんどん図解を描いて経験を積んでいく」こと。

身に付けたいスキルや行動を習慣化する、ということは多くの人が頭でわかっていながらなかなかできないことの1つです。

世の中には数多くの自己啓発本や勉強本があり、非常に示唆に富む重要な提案や仕事術を解説しています。

しかし残念なことに、多くの人はそれらを頭で理解しただけで満足し、自分のライフスタイルに取り込む努力をしません。

知っただけで、できたような満足を得てしまいそのまま放置しているケースがとても多いのです。
これはもったいない話ですね。

習慣化できなければ、意味がない

図解スキルを身に付けられるかどうかも、習慣化できるかどうかが鍵です。

まさにスポーツのトレーニングのように体に染み込ませることができるかどうかにかかっています。
そのようになって初めて図解メモを自分の強力な武器として活用できるようになるのです。

図解はシンプルかつ強力なスキルであり、仕事の効率を非常に高めることができます。

でも、それを習慣化し、自分のビジネスライフに活かさなければ意味がありません。

習慣化の鍵は実戦の数を増やすこと

習慣化できるかどうかのポイントは、結局は実戦をこなすことです。
野球であれば、バットの素振りの方法を覚えただけではダメで、実際に試合の回数を重ねなければ上達しません。

図解スキルも同様で、現場で数を重ねて実践することが上達への近道です。
特に初期段階では嫌になるほど行うべきです。

「目の前のあらゆる事象を図解通訳してやる!」という気概で臨んでみてほしいものです。

どんなときでも、図解メモをとっていこう

図解スキルを活用できるシチュエーションは様々です。
社内会議や顧客との商談、セミナーの聴き取り、問題解決のアイデア出しなど様々な場面で活用できます。

図解スキルを特別なものとして考えず、こうしたいろんな場面で使うようにしてみましょう。
異なる場面で使い、量をこなすことで図解メモが習慣化し、あなたの自然な思考方法、記録方法として根づきます。

図解メモを習慣化するの図