「箇条書きメモ」よりも「図解メモ」の方が理解や問題解決がしやすくなる

「箇条書きメモを卒業して図解メモを取る」記事のイメージ画像

ミーティングやヒアリング、セミナーなど、日常生活においてメモを取る機会は頻繁に発生しているかと思います。

普段何気なく取っているメモの取り方で、理解度に大きな差がついてしまうことをご存知でしょうか?

理解度が変わると、その後の業務や学びの進み具合にも大きな差が出てきます。

それどころか、メモの取り方が良くないと、結局何も理解できずに終わってしまったという悲しい結果にもなり兼ねません。

デキる人はメモの取り方が違うのです。

多くの人に支持され続けてきた「箇条書きメモ」がどのような点で問題なのかを見ていきましょう。

「箇条書きメモ」をとっている人に限って、理解できていない

あなたはいつもどのようにメモをとっていますか?

下図のようなメモが見つかったとします。

あなたはひと目で内容を理解することができるでしょうか?

箇条書きメモ例の図

「箇条書きメモ」では何も理解できない

上の箇条書きメモは、断片を書き連ねているだけで話の全貌が見えなくなってしまっていました。

実は下記のような話を聞いて取った箇条書きメモだったのです。

ある日T社の赤坂工場を訪れ現場責任者から聞いた話

「原材料から完成まで大体4日かかってるんです。
月に20万台ほどをこの工場から出荷しています。
うちのグループ企業では2番目に大きな工場ですよ。
うちの工場では、大きく分けて5つの工程があるんですよ。
まず、仕入れた部品のチェック、それから部品をセットします。
次にアセンブリに送って、出来上がりを検品するんです。
アセンブリといえば、現在、組み立てラインで働く人のうち4割が外国人ですよ。
ところで、検品で問題がなければ、この段階で出荷準備に回します。
部品のチェックと仕入れはプリプロダクション、検品と出荷準備をポストプロダクションと社内で呼んでいます。
この生産ラインもいろいろ改善を積み重ねまして、創業時に比べて5割近く生産性がアップしているんです。すごいでしょ?
でも、近頃は急に大きなオーダーが入ってしまって部品調達が間に合わないようなトラブルもちらほら出ているんです。
もう少し早めに需要が分かるとのよいのですが・・・」
「ちなみに、組み立てラインはどうしても人手が多く必要なので、外国人比率も高いのですが、他の工程はそれほどでもないのです。
結構、システムが出来上がっているので、古参の社員が数名でオペレーションしています。
部品は近くにある6つの協力工場からまかなっています。
出荷は、千葉の倉庫に全量納入し、そこから各営業所に配送されています」

 

最初のメモを見て、あなたはどのようなことが理解できたでしょうか?

「そもそも読む気がしない…」と感じた人もいるでしょう。

ビジネスパーソンや学生に限らず打ち合わせや講義、セミナーなどの発表内容などをメモすることは大変重要なことです。

しかし、実際にメモのとり方を観察していると、ほとんどの人は箇条書きでメモをとっています。

自分が聴いた内容のキーワードのみ、あるいは大事だと思ったキーフレーズを、淡々と記録しているだけです。

今後、あなたがメモを取った後に、一度確認してみてください。

メモを見た時に、聴いたことや理解したことがすぐに思い出せるでしょうか?

 

「文字だけ」では、情報の構造や問題点が発見できない!

箇条書きメモは多くの問題を抱えています。

すべて「文字」で書かれているために、一見してその内容や要素、関係性などをつかむのが容易ではありません。

そのため、中身に含まれている問題点や解決策を発見しづらいという難点があります。

さらに、記憶に定着しにくいという欠点もあるのです。

つまり、箇条書きメモは「記録している」という実感はあるとしても「理解、記憶、伝達」などの側面で問題があるなのです。

そこで登場するのが、本書で紹介している「リアルタイムに図解でメモをとる」スキルなのです。

「箇条書きメモ」の6 つの問題点

  1. 言葉をすべて書かないといけない(時間がかかる)
  2. 話が飛ぶと収集がつかない(関係性や構造がつかめなくなる)
  3. 問題点がつかめない、矛盾に気づかない
  4. 覚えられない、記憶に残らない
  5. 一度書いたら、そのまま放置。展開しづらい
  6. 資料を作るときには、別途図式化しなければならない

 

図解メモは四角と矢印だけで簡単に描ける

いきなり図解メモと言われると難しい印象を受けるかもしれません。

でも、ここで紹介する図解メモ驚くほどにシンプルなものです。

基本パターンは単なる四角と矢印で、文字はなるべく使いません。

シンプルなものほどパワフルで、なおかつ自分も他人も理解しやすくなります。

プレゼン資料や報告書へそのまま転用できるため、優れた図解といえるのです。

「図解によるパターン化」で問題解決力がアップする

図解は、物事を抽象化、パターン化することにその目的があります。

パターン化されれば、まったく無関係のほかの案件にも類似性を見つけることができます。

類似性が見つかれば、ほかで使った考え方、解決方法が目の前にある問題にも適用できることが分かります。

これは大きなメリットです。

図解メモはシンプルであるべきです。

図解自体が複雑で、理解しづらいものになっていたとしたら、どこかで方法を間違えています。

「複雑なことを複雑にしか伝えられない」のは本質を理解していない証拠です。

 

「四角形と矢印のコンビネーション」だけで表せる!

下のリンク記事で紹介するフレームワークを使った高度な図解も、ベースは基本編で紹介する「四角形と矢印のコンビネーション」です。

ビジネスフレームワークと図解メモで情報整理と問題改善を加速する① 図解メモはビジネスツール
ビジネスフレームワークと図解メモで情報整理と問題改善を加速する② 図解メモはビジネスツール

四角形と矢印の組み合わせだけで、世の中のほとんどのことが説明できると思っています。

完成形がどんなに複雑に見えても、基本がシンプルだからこそ、誰にでも取得でき、実践でき、効果が体感できるのです。

難解でやっかいな問題であっても、シンプルな図によって構造を「見える化」すれば、簡単に解決方法を思いつくことがあります。

 

簡単な図のバリエーションや組み合わせで多彩な表現が可能

簡単な図のバリエーションや組み合わせで多彩な表現が可能

「聴きながら描く」同時通訳のような図解スキル

あなたは外国語の同時通訳を見たことがありますか? 

聴いた言葉を、端から別の言語に翻訳していくスキルには脱帽するばかりです。
しかしよく聴いていると、聴いた言葉をそのまま機械的に訳しているわけではないことがわかります。

同時通訳者は、スピーカーがしゃべるテーマや周辺情報を事前に理解しています。
その上で、聴いたキーワードをもとに、予測される内容を頭に思い浮かべながら、最終的にスピーカーの伝えたかった内容を端的に、短い言葉で訳しているのです。

「内容を先回りし、想像しながら描く」リアルタイムな記録方式

図解化スキルのプロセスも外国語の同時通訳と同じです。
その日に話されるテーマやキーワード、項目などを事前に予測し、ヒアリングしながら構造を理解する。

そして、ある程度情報がまとまったところで、1つの塊として絵に落とし込んでいく…。

このように「内容を予測し、聴き、理解しながら、リアルタイムで図式化するスキル」を、本記事では「図解スキル」と呼んでいます。

あなたの人生を劇的に変えるビジネススキル

勉強熱心な人に限って、知識としてスキルを知っても、それを実践したり、習慣化する人は多くありません。

しかし、ここで紹介している図解スキルは、簡単に学べるだけでなく、一生使える習慣性の高いものです。

2年間という月日と多額の費用をかけてMBAを取得する必要も、目を凝らしながら速読の練習をする必要もないのです。

世の中で身につけるべきビジネスノウハウやスキルの中でも、もっとも簡単に、成果を上げることのできる費用対効果の高いスキルだといえるでしょう。

 

図解メモはMBAや速読などに比べて費用対効果の高い一生使えるスキルです

一生使えるビジネススキルとしての図解スキルのイメージ画