スピーディな情報整理術はビジネスに必須|仕事メモは図解で①

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図解メモはビジネスシーンで役立つ

効率やテンポが求められるビジネスシーンでは、少しでも早く効率よく業務を行うことが求められます。

図解メモを身に付けるとここで役立つ!

  • 会議や説明、人の話を効率よくメモにまとめて後で見返したときに分かりやすい
  • 思考ツールとしてビジネスフレームワークと図解メモを組み合わせて使うことで問題点の発見や改善がしやすくなる
  • 図解メモを高度に使いこなせるようになると事業計画やプレゼンのシナリオ作りなど広範に役立てることができる

スピードが求められるからこそ、図解メモのスキルを身につけておきましょう。
より早く的確にものごとの判断ができるようになり、仕事のクォリティも上がります。

ここでは、図解メモを業務に取り入れることで、いかに人への説明や状況把握の時間と手間が短縮できるかを紹介しています。

ここで挙げる例を参考に、今日からあなたも図解メモを、仕事に取り入れていきましょう。

「キーワードの羅列」では、伝達力が弱くなる

図解メモには文字を書く代わりに図を描くことで、同じ内容でもスピーディーに記録できるというメリットがあります。

通常は、文字で内容を伝えるためには主語と述語が必要になります。
主語や述語のないキーワードだけの羅列では、後から読んだときに意味がわからなくなってしまいます。

そのため、文章の中に何度も同じキーワードが出てきても、省略することができません。これでは非効率というものです。

図解メモなら、必要最小限の要素で大量の情報を伝えられる

図解メモの場合は、一度登場した要素に関しては矢印などで関係性を記すだけなので、何度も描く必要がありません。

そのため、文字で記録するよりスピーディーなのです。
このメリットは、聴きながら、理解しながら物事を正しく記録する上ではとても重要なことです。

営業、商談、ミーティングなどビジネスの現場ではメモをとるだけでなく、自分の疑問や意見をしっかり相手に伝えることも必要ですので、記録する時間はなるべく短いほうがいいのはいうまでもありません。

情報が「視覚的」に見えてくる

たとえば、下図のような内容を従来の箇条書きメモする場合と、図解メモにする場合の違いを考えてみればよくわかると思います。

箇条書きでは、話の内容を順に記載するため、何度もデータベースというキーワードを書く必
要があります。

図解メモは1度描くと図中で何度も使うことができるから効率的!

「図解メモは1度描けば図中で何度も使えるので効率的」の図

しかし、図解メモではどうでしょう? 

図解メモではデータベースというキーワードは簡単な図形で置き換えられます。
しかも、同期する、動作不良の場合に切り替わるという動詞についても矢印のみによって簡単に示すことができます。

結果的に、書き込む量が少なく、スピーディーにまとめ上げることができるというメリットがあります

図解メモにすることで一見異なる事象もパターン化されて見えてくる

ところで、世の中では、毎日のように様々な問題や事象が発生していますね。
一見、全く異なる問題のようでも、図解メモとしてシンプルに描くと、以前に経験したのと同じパターンの問題として見えてくることがあります。

同じパターンだと分かったら、原因や対処方法も格段に特定しやすくなるもの。
この記事では、図解メモから世の中の様々な事柄をパターン化して見る手法を案内しています。

文章でメモをとると、簡単なことも複雑化してしまう

文章だけで複雑な構造や話の全容を示すことは難しいものです。
むしろ本来は難しくないシンプルなことであっても、文章化することで逆に分かりづらくなってしまいます。

本来の姿がどうであれ、自分や他人にとって問題が難しく映ってしまうと理解するのに手間取り、その間解決方法を検討する思考能力が停止してしまいます。

問題を「パターン化」すれば、解決の糸口が容易に発見できる

多くの問題は、なんらかのパターン化ができれば、類似問題の解決方法をヒントにすることができます。
しかし、文字だけの情報ではパターン化するのは難しくなります。

そこで、図解スキルの登場です。

対象となる問題を簡略化されたパターン図にできれば、ほかのパターンと比較検討し、ヒントや解決策、問題点の発見が容易になります。

「ああ、このパターンの問題か。以前解決したあの方法で対応しよう」と、なるのです。

複雑にからみ合う企業や人間関係を図解通訳すると、ホリエモンの夢が見えてくる

少し古い話ですが、ライブドアがフジテレビを掌握するために、その株式を所有するニッポン放送の株式を買い占めたことがありました。

2005年2月、ホリエモンこと堀江貴文氏が社長を務めるライブドアがニッポン放送の株を35%取得、同社最大株主となり、同年2月21日にニッポン放送株を40.1%取得したが、2005年4月、ライブドアの所有するニッポン放送株式全てをフジテレビジョンが取得したことで、買収は失敗した。
引用: https://ja.wikipedia.org/?curid=261203

多くの企業の資本関係は複雑怪奇です。

しかし図解にすれば、それらのこんがらがった紐を解きほぐして、各々の関係性を理解できるようになります。

その結果、各要素の力関係やつながりの深さを理解しやすくまとめることができるのです。

 

図解にすると各社の資本関係も一目瞭然に

図にすることで、有名なA社を手に入れるためには、D社を手に入れればよいことが分かります。
複雑な資本関係も、図解にすると一目瞭然。
各社の資本関係も図解メモにすると一目瞭然

図解メモにロジカルシンキングの手法を活用する

図解メモには、他にも役立つ点があります。

人の話を聞くときや、物事を判断する際に人がよくおかす失敗があります。
それは、「確認したり考えるべきポイントに抜けがある」ということ。

結果、確認すべきことを確認できなかったり、判断を誤ってしまうことです。

そんな時に役立つのが図解メモ。

言葉にすると込み入った話も、シンプルな図式に変換することでひと目で話の全貌を俯瞰することができます。
結果、確認すべき事柄や判断材料に漏れがなくなります。

ここから、ロジカルシンキングの手法を活用し、話の「抜け」「漏れ」「矛盾」を図解メモを上手に使って無くす方法を紹介していきます。

早速あなたも、今日から実践してみましょう!

ロジカルシンキングの基本、「MECE」とは?

ロジカルシンキング(論理的思考)を学んだ人であれば、「MECE」という言葉は何度か聞いたことがあるでしょう。

MECE(ミース(meece); 英語: Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive (頭字語))とは、「相互に排他的な項目」による「完全な全体集合」を意味する言葉である。 要するに「重複なく・漏れなく」という意味である。経営学、経営コンサルティングなどの領域でよく使われる言葉である。ロジカルシンキングの一手法として日本では喧伝された、運営コンサルティング社で使われているグルーピング(grouping)の原理。
引用:https://ja.wikipedia.org/wiki/MECE

wikipediaにあるように「MECE」は日本語では「漏れなく重複なく」という意味です。

情報の中に漏れがあると、それを補完しないと全体を把握できません。
また、情報の中に重複があると、後からそれらを整理するために大変な労力を伴います。

ビジネスの検討をする上でも「MECE」は基本的な素養の1つといえるでしょう。

「図」で考えると、情報が視覚的に明らかになる

しかし文章主体の情報では、こうした洩れや重複を発見できません。

大事な部分で矛盾が生じていたとしても、最後まで気づかないこともあります。

ところが、メモの記録方式を文字から図解に変更することで、MECEは簡単に達成することができます。図解にすると漏れや重複が視覚的に明らかになります。

つまり、全体を絵で見ることで「何かおかしい」と直感的に感じることができるのです。

本来あるべき要素や流れが、特定の部分に存在しなければ重複の可能性があります。

文章では気づかない重複、矛盾も、図解にすると一見してわかります。

「足りない情報」や「矛盾」が見えてくる

上の資本関係図では、図解にすると、A社に対する株主はわが社とC社だけであることがわかりますが、わが社やB社はほかに資本が入っているはずです。

そのほかの資本の出資元は誰なのか、気になりませんか?

この「気になること」を補完するために質問したり、調査することでどんどん精度が高まっていくのです。

関係図による抜け、漏れの発見

関係図による抜け、漏れの発見

マトリックスによる抜け、漏れ、矛盾の発見

マトリックスによる抜け、漏れの発見