デキる人の仕事におけるマナー・言葉遣い・気遣い集 30選【オフィス勤務編】

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職場のビジネスマナーと聞くと、細々とした難しいマナーを思い浮かべるという人は多いかもしれません。しかし、デキる人が必ずやっているビジネスマナーや言葉遣い・気遣いは誰にでもできる簡単なものばかりです。今回はビジネスマナー基本の基本から身だしなみエチケットや職場での態度まで幅広く解説します。ぜひ参考にしてください。

社会人としての「基本的なビジネスマナー」

社会には、数え切れないほど多くのビジネスマナーが存在します。まずはその中でも「基本的なビジネスマナー」について確認しましょう。

笑顔を心がける

まずは笑顔です。オフィスには多くの人が一緒に働いています。お互いが笑顔を心がければ話しかけやすくなりますし、オフィス全体の雰囲気も良くなるものです。

ストレスが溜まり笑顔が思うように出ない時は、無理をせずできるだけやわらかい表情を心がける、という程度でも構いません。

あいさつを欠かさない

挨拶は社会人としての最低限のマナーです。「おはようございます」「お疲れ様です」「お先に失礼いたします」などの挨拶は欠かさないようにしましょう。

面識がない人であっても、自分の仕事と何らかの繋がりがある人かもしれません。社内や取引先内で知らない人とすれ違うときも、軽く会釈をするのが望ましいでしょう。

身だしなみを整える

社会人として「周囲の人を不快にしない」ということは大変重要です。周囲の人に不快感を与えないよう、身だしなみを整えることにも注意を払いましょう。

汚れたシャツを着て出勤しない、シワや汚れのついたものを着用しない、など基本的なことから、オフィスに合った服装で出勤するというトータル的なところまで気を配ることをおすすめします。

姿勢を正す

姿勢は自分で思っているよりも人から見られています。背中が曲がっていたり、体重を片足に預けて立っていたりすると印象が良くありません。

重心は真ん中に置いて、背筋を伸ばし、少し顎を引いた姿勢を意識するようにしましょう。椅子に座っているときも、背もたれに体を預けるのではなく、腰から背中・首までを意識的に伸ばすことで姿勢が良くなりますし、疲れにくくもなるのでおすすめです。

時間・約束を守る

時間を守らない人や約束を守らない人が信用されることはほぼありません。そして、信用できない人を求めているという人もまずいません。

時間や約束を守らない、という行為は自分だけでなく周囲の人々の時間や都合も奪うものです。お互いに限られた時間の中で仕事をしている、ということを忘れないようにしましょう。

整理整頓を習慣にする

自分のデスクの上だから散らかっていても良いだろう、という考え方はマナー違反です。自分は良くても、散らかったデスクの近くで仕事をするのが嫌という人は多くいます。

また、デスクが片付いていないことが原因で、書類の紛失やスケジュールの相違が起ることもあります。日頃からデスク周りの整理整頓を習慣として、自分も周囲の人も仕事がしやすい環境を整えておきましょう。

明確な返事と相槌を心がける

オフィスや取引先で、名前を呼ばれたときには「はい」と明確な返事をすると呼んだ相手も気持ちがよいものです。また、会話をしている中でも「はい」「ええ」など明確で適切な相槌は必要です。

この「返事と相槌」は異なるようで似ています。どちらも相手に「聞こえています、聞いています」という意思表示をするもので、スムーズなコミュニケーションには欠かせません。

遅刻をするときは到着時間の目安を伝える

基本的に会社に遅刻する、という状況は防がなくてはいけません。しかしやむを得ず遅刻してしまった、ということもあるでしょう。

その場合は「まず電話をする」ということは大前提です。その上で「○時○分頃には到着する予定です」と、到着時間の目安を伝えてください。事情により到着時間が読めない場合は「分かり次第またご連絡いたします」と伝えて、到着時間が分かり次第再度連絡を入れましょう。

早退をするときは仕事の進捗を確認しておく

仕事中に急な体調不良や家庭の事情などで早退をしなければならない、となったときは、自分の仕事の進捗を確認しましょう。

引き継ぎが必要な仕事を抱えている場合は、上司や同僚に相談をして仕事に穴が開かないようにします。仕事の進捗による対処ができていれば、周囲にかける迷惑は最小限に留められ、自分自身も気持ちに余裕を持って早退することができます。

当日欠勤するときは必要に応じて仕事の依頼をする

体調不良や家庭の事情などで、出勤当日に急遽欠勤しなくてはならない場合もあるでしょう。その場合も、上司や同僚に引き継ぐべき仕事がないか、伝えておいた方が良い連絡事項はないか、ということを確認してください。

必要に応じた仕事の依頼をしておけば、自分が休んでいても仕事は進みますし、何より取引先などへ迷惑がかかることもほとんどありません。

コミュニケーションを円滑にする「言葉遣い」

オフィスで行う仕事で、自分以外の人と関わらないということはほぼ不可能です。そして、人と一緒に仕事をするのであれば「円滑なコミュニケーション」は欠かせません。

ハキハキと話す

家族や友人であっても、口の中でごにょごにょとしか話さない人とは、話しやすいとは感じないでしょう。これがビジネスの場となると尚更です。

仕事では特に「ハキハキと話す」ということを意識してください。滑舌に自信がない人は、口をしっかり開けることと、舌をきちんと動かすことを意識するだけでも聞き取りやすくなります。

クッション言葉を使う

上司や取引先だけでなく、同僚や部下に対してであっても、唐突な話し方は失礼です。ビジネスシーンでは「クッション言葉」を使うことを意識してください。

クッション言葉とは、文字通りクッションの役割をする言葉のことで「恐れ入りますが(少々お待ちいただけますでしょうか)」「失礼ですが(お名前をお伺いできますでしょうか)」などがその代表です。

同僚や部下の場合でも「忙しいところ悪いのだけれど(この仕事をお願いできるかな)」「手が空いたときで良いから(この書類を総務部に届けてくれないか)」などのクッション言葉を使うことで、円滑なコミュニケーションとなります。

依頼系の言葉を使う

例えば、命令形で「少々お待ちください」と言われるよりも「少々お待ちいただけますでしょうか」と言われた方が、やわらかい印象となります。

この話法を「依頼系」といいます。依頼系とは、相手に「~してもよろしいでしょうか」という依頼をする形で話すことです。

「~してください」「~しろ」ではなく、「~していただけますでしょうか」「~してもらうえるかな」と、やわらかい語尾にするだけで、相手の受け止める印象は大きく変わります。

お礼とお詫びは理由を添える

これはビジネスシーンだけではありませんが、人に伝えるお礼とお詫びには「理由」を添えるのがマナーです。

ただ「ありがとう」「ごめんね」と言うのではなく、「資料を揃えてくれてありがとう」「昨日は欠勤をしてしまい申し訳ありませんでした」など、理由を添えた方が何についてのお礼やお詫びなのかが明確になります。

これは誠意の問題です。ほとんどの場合、相手は理由を聞かなくてもこちらが何について謝ったりお礼を言ったりしているかはわかっています。しかし、その上で敢えて理由を言葉にすることで、心からのお礼やお詫びの気持ちを表します。

指示語は最低限しか使わない

コミュニケーションでは、お互いが理解を共にしているという事が重要です。しかし、指示語(これ・それ・あれ)を使いすぎると、相手の理解がついて行けなくなります。

自分で思っているいる「あれ」が、相手の思っている「あれ」と同じとは限りません。仕事上の行き違いを無くすためにも「先日お渡しした書類」「棚の上の黄色い箱」など、できるだけ具体的な言葉を使うようにしてください。

正しい敬語を使う意識を持つ

ほとんどのビジネスシーンでは「敬語」が使われています。しかし慣れていない人にとって敬語は難しく、間違った敬語を使うこともあるかもしれません。

敬語はすぐに慣れるものではなく、使い続けることで自然に使いこなせるようになっていきます。大切なことは「正しい敬語を使う」という意識です。その意識がないまま漫然と敬語を使っていてはいつまでたっても正しい敬語を使うことができません。

特に「よろしかったでしょうか」「(変化がないものについて)~になります」などは、バイト敬語として世の中に認識されています。まずは、誤った敬語は使わない、と決めるところから初めても良いでしょう。

「要は」「結局」は使わない

ビジネスマナーは相手への気遣いですので、相手が嫌がる表現は使わないことが大切です。しかし、ひとり一人の言葉の好みを知ることも難しいでしょう。そこで、多くの人が嫌がる表現は使わないことをおすすめします。

その中の一つが「要は・結局は」という言葉です。この言葉は目上の人の話に対する返答で使用すると「バカにされている」と取られやすいですし、同僚や部下に向けると「自分の話がわかりにくいのか」と取られやすくなります。

相手の話をまとめたい場合は「~ということは○○ということですね」「○○というのが君の最終的な意見だね」など、他の言葉を使うようにしましょう。

言葉は最後まで発する

コミュニケーションが取りにくい人の特徴に「言葉が途中で途切れる」というものがあります。「これは先日の会議で…」と、途中で言葉が途切れると、先日の会議でどうしたのかがわかりません。

内容によっては、相手が語尾を予測することはできますが、そもそもコミュニケーションは相手に予測させるものではないのです。

「これは先日の会議で議題となりました」「これは先日の会議で配られた資料です」など、言葉は最後まで出すことが大切です。特に日本語は「ます」「ません」など、文末で文章全体の意味が変わりますので、最後の1文字まで発音するようにしましょう。

相手が上司でなくても乱暴な言葉を使わない

ビジネスシーンでは、みんなが快適に仕事をすることが望ましいとされています。そのため、聞いた人が嫌な気持ちになるような言葉は使わないことが重要です。

たとえば、失敗をした部下に対して「なんでこんなミスしたんだよっ!」と叱責している人がいれば、その場にいる全員が嫌な気持ちになります。「ミスの原因は何なのかな?」など、穏やかな言葉でも相手に聞きたいことは尋ねられるはずです。

どうしても叱らなければならないときは別室で静かに話す、など場の空気を乱すような乱暴な言葉を使わないようにしてください。

相手が理解しやすい言葉遣いを選ぶ

ビジネスの場には、いろんな思考・年齢・趣味趣向の人がいます。そのため、話の内容によっては相手が理解できないこともあるでしょう。

たとえば「このエビデンスは?」と言うよりも「根拠は何?」と言った方がわかる人の割合は多くなります。

もちろん、状況によっては敢えてその表現を使いたいこともあるでしょう。しかし、その場合は事前に認識が共通している、という前提があるはずです。自分の思いや考えだけで、相手も理解できるはず、と決めつけないようにしましょう。

効率の良い仕事に欠かせない「気遣い」

最後は「気遣い」です。ビジネスシーンでの気遣いは、相手や周囲だけでなく、自分自身の効率アップにも役立ちます。

報連相を怠らない

報連相(報告・連絡・相談)は、徹底して怠らないようにしましょう。ビジネスに限らず、物事は時間を追うごとに変化していきます。後になって、最初からすべてを説明して相手に理解してもらうというのは、大変困難なことです。

あらかじめ報連相ができていれば、何か事が起ったときに「A社の件です」と言うだけで相手もおおよその事態を把握することができます。

報連相は、何か不測の事態が起きたときに備える保険のようなものです。日頃から怠らなければ自分にも相手にも大きな負担はありません。

質問する前に自分でも調べる

仕事を進める上で出てくる不明点は、同僚や上司に質問をすることになります。しかし、何も調べず、疑問をそのまま口に出すことはマナー違反です。質問をする前には、必ず自分でも調べる習慣をつけましょう。

「○○のやり方を、調べてみたのですが理解ができませんでした、教えていただけますでしょうか」と質問することで、相手はこちらが努力をした上で質問しているという経緯を把握することができます。

そうすれば、心情を汲み取ってもらいやすくなりますし、次回からどのように調べれば理解がしやすいのか、ということについての質問もしやすくなるでしょう。

同僚や上司に声を掛けるときには状況を確認する

質問をしたいときや、承認をもらいたいときなど、誰かに声を掛ける場面では、まず状況を確認しましょう。忙しそうにしていないか、誰かと話していないか、出かけようとしていないか、などです。

質問や承認の内容によっては、今すぐでなくても良いということもあります。その場合は、相手の手が空いていそうな状況を狙って改めても良いでしょう。

判断がつかない場合は「○○の件でお伺いしたいことがあります、今よろしいでしょうか」と一言聞いてみてください。「今いいよ」「15分後にまた来て」など、指示が出されたらそれに従います。

席を外すときはお互いに声をかける

オフィスでは席を外すときには、お互いに声をかけることもマナーです。声を掛けずにトイレや休憩に出てしまうと、離席中に電話がかかって来たときの対応に困ることになります。

「トイレに行きます」「資料室に行って来ます」など、誰か一人にでも声を掛けてから席を立てば、離席中に何かがあってもすぐに捕まえてもらえるでしょう。

さらに「2、3分で戻ります」と戻る目安時間を伝えたり、「○○室で作業があるので、何かあれば声を掛けてください」など、連絡があるまで戻らない、という旨を伝えておくこともおすすめです。

文字は丁寧に書くよう努力する

離席中の人や外出中の人へ、手書きで伝言を残すことがあります。その場合は、できるだけ丁寧な文字で書くようにしましょう。せっかく残したメモも、読めなくては意味がありませんし、余計な手間を生むことになります。

字の上手い下手は関係ありません。相手が読みやすいように、ということを意識して丁寧に書いておけば、メモとしての役割を十分果たしますし、読む相手も気分が良いものです。

ネガティブな言葉を使わない

オフィスは空気が大切です。お互いに仕事を頑張っている場で、ネガティブな言葉を使って空気を悪くすることは控えましょう。

自分にとってはただの愚痴でも、聞いた人によっては気分が悪くなることもあります。「いやだ」「疲れた」「腹が立つ」など、ネガティブ要素を含む言葉はできるだけ使わず、愚痴や不服は仕事が終わってから、と決めてみてください。

会社の備品は丁寧に使う

これも社内の空気を良くするためのマナーです。会社の備品は丁寧に扱ってください。乱暴に使って傷をつけてしまったり、壊してしまったりしては、他の人が使うときに困りますし気分も良くありません。

また、備品というみんなで使うものを大切にできないということは、周囲のことを考えることができていない、と見られることもあります。

次の人が使うときに気分が良いように、と心がければ自然と丁寧に扱えますし、簡単に片付けてからその場を去ることもできるようになります。

社外で業務の話をしない

社内で話されている内容は、基本的にすべて社外秘と考えておきましょう。よって、社外で業務の話をするということはマナー違反です。

オフィス内でなくても、エレベーターの中や、オフィス近くの飲食店で話す内容は意外と人の耳に入っているものです。

内容によってはコンプライアンス違反となることもあります。そのような事態を防ぐためにも、業務の話はオフィス内のみとしましょう。

感染する病気のときは休む

季節によっては感染症で体調を崩しやすくなります。特に冬場のインフルエンザやウイルス性の胃腸炎などです。それらの病気に罹患したときは、必ず休むということもビジネスマナーです。

会社を休むのが申し訳ない、という気持ちで無理を押して出勤しても、それは菌をまき散らして他の人を病気にするだけの行為となります。

罹患したら、被害を最小限に留めるということを優先して、医師の指示に従った日数の欠勤をするようにしてください。

咳が出るときは必ずマスクを着用する

本格的な風邪などではなくても、咳が出るときは必ずマスクを着用するのもマナーです。オフィスは室内ですので、咳をするとウイルスや菌、唾液などが空気中に留まります。そこから体調を崩す人が出て来る可能性は高いようです。

少し息苦しく感じる人もいるようですが、マスクは自分のためではなく周囲のためにするものです。咳が出るときは、常にマスクを着用しましょう。

また、喉の乾燥などが原因で咳が出る場合は、マスクをすることで咳が出にくくなることもあります。いずれにしてもマスクをすることはメリットが大きいということです。

自分以外の人のことを考えるのがビジネスマナー

ここまで30のビジネスマナーをご紹介してきました。小さなマナーや、当たり前と思われているマナー、こんなこともマナーだったのか、と驚くようなマナーもあったかもしれません。

しかし、これらの全部を覚える必要はないのです。マナーは「相手のことを尊重して行う言動」です。

常に「相手はどうかな?」「周囲はどうかな?」と気遣いをしていればおのずとマナーは守られますし、その気遣いは必ず自分にも返ってくるものです。

お互いが相手のことを気遣ってマナーを守っていれば、オフィスの環境はきっと良くなります。